Réglements généraux

Date d'adoption de ces règlements généraux: ébauche

1- Dispositions générales

1.1 Définitions

Dans les présents règlements, l’expression

  • 1.1.1 acte constitutif désigne les lettres patentes et les lettres patentes supplémentaires;
  • 1.1.2 administrateurs désigne les personnes élues à ce titre par l’assemblée générale et dont le nom apparaît au moment pertinent dans la déclaration déposée au Registre des entreprises du Québec.
  • 1.1.3 agrément désigne la procédure par laquelle le conseil d’administration statue s’il est dans l’intérêt de la corporation d’accepter la demande d’adhésion d’un nouveau membre;
  • 1.1.4 comité exécutif désigne l’instance de la corporation formée de tous les dirigeants;
  • 1.1.5 conseil d'administration désigne l’instance de la corporation formée de tous les administrateurs;
  • 1.1.6 cooptation désigne la procédure par laquelle le conseil d’administration peut désigner un membre pour occuper un poste d’administrateur demeuré ou devenu vacant, pour la partie restante d’un mandat de deux ans se terminant, selon le cas, lors de la prochaine assemblée générale annuelle ou lors de l’assemblée générale annuelle qui suivra cette dernière. La procédure de cooptation peut aussi s’appliquer au vérificateur comptable.
  • 1.1.7 dirigeant désigne le président de la corporation, le vice-président, le secrétaire et le trésorier ayant le pouvoir d'agir au nom de la corporation;
  • 1.1.8 jour désigne un jour ouvrable, excluant les fins de semaines et jours fériés;
  • 1.1.9 Loi désigne la Loi sur les compagnies, L.R.Q., c. C-38, partie III ainsi que tout amendement passé ou futur qui pourrait y être apporté;
  • 1.1.10 majorité simple désigne cinquante pour cent plus une des voix exprimées à une assemblée délibérante de la corporation;
  • 1.1.11 membre désigne une personne ayant rempli les conditions requises pour être membre de la corporation et dont le statut de membre a reçu l’agrément du conseil d’administration;
  • 1.1.12 Personne morale comprend notamment une compagnie ou un organisme sans but lucratif.

1.2 Interprétation

Dans les présents règlements, les termes employés au singulier comprennent le pluriel et vice-versa. Ceux employés au masculin comprennent aussi le féminin. Ceux qui s’appliquent à des personnes physiques s’entendent aussi pour des personnes morales.

1.3 Primauté

En cas de contradiction entre la Loi, l’acte constitutif et les présents règlements, la Loi prévaut sur l’acte constitutif et sur les règlements et l’acte constitutif prévaut sur les règlements.

1.4 Dénomination

La corporation est connue sous le nom de Musée de l'informatique du Québec et iMusée.

1.5 Statut légal

La corporation est un organisme sans but lucratif, régi par la troisième partie de la Loi. Elle a été constituée par lettres patentes, déposé au registre des entreprises du Québec, le 14 mars 2013 sous le numéro d'entreprise du Québec 1168981638.

1.6 Siège social

Le siège social de la corporation est établi au 1828 ave de la salle, Montréal (Québec) H1V 2K2.

1.7 Territoire

Le territoire de la corporation est l'ensemble de la province de Québec.

1.8 Objets

Conformément à l’acte constitutif, les objets de la corporation sont les suivants :

  • 1.8.1. recueillir des dons, des contributions, des fonds et réaliser des activités de souscription afin de financer ou participer au financement d'un musée de l'histoire de l'informatique, d'activités de recherche, de projets de recherche, de formation et d'enseignement dans le domaine de la gestion de l'information et des technologies de l'information et réaliser ses objectifs.
  • 1.8.2. faire des dons et recevoir des dons, en argent ou en matériel, à des organismes.
  • 1.8.3. faire l'acquisition et le prêt d'équipements, périphériques, logiciels, livres, autres biens et fournitures qui seront utilisés dans la réalisation de projets de recherches par des chercheurs et des étudiants ou pour ses projets de recherches et activités.
  • 1.8.4. planifier, organiser et diffuser des cours, formations, activités de sensibilisation et conférences en technologies de l'information, au Québec et à l'étranger, en particulier dans la francophonie.
  • 1.8.5. participer à la diffusion de la recherche par la publication de journaux scientifiques, monographies, de publication internet et de site internet.
  • 1.8.6. créer, diffuser et vendre du matériel de formation multimédia et en faire la diffusion via différents médias traditionnels, électroniques ou informatiques, en particulier dans la francophonie.
  • 1.8.7. aider les étudiants et chercheurs par l'attribution de bourses, bourses d'études, de bourses au mérite et le remboursement de frais de déplacements et de subsistance pour compléter des études de deuxième et troisième cycles ou des des études doctorales et postdoctorales, participer à des conférences internationales, des colloques, des séminaires et des activités de diffusion des connaissances ou de muséologie.
  • 1.8.8. créer et exploiter un centre de recherche, de vigie, de référence, une bibliothèque et réaliser des projets de recherche; embaucher du personnel pour exploiter et opérer le centre de recherche; embaucher et payer les salaires du personnel ainsi que louer ou acheter des locaux et des biens meubles à ces fins.
  • 1.8.9. coopérer, faire des dons et recevoir des dops avec tout autre organisme constitué en corporation ou non ayant des objectifs semblables, compatibles ou complémentaires et des institutions d'enseignement collégial et universitaire au Québec et dans la francophonie. .
  • 1.8.10. participer, en tout ou en partie, au financement de projets de recherche
  • 1.8.11 . participer et financer des activités de diffusion et de sensibilisation, d'éducation populaire et

communautaire auprès du grand public au Québec et dans la francophonie.

2 Les membres

2.1 Catégories de membres

La corporation compte six catégories de membres :

2.1.1 Membres actifs

Toute personne âgée de plus de 18 ans et qui participe depuis plus d’un mois à toute activité de la corporation doit en être membre actif et acquitter la cotisation requise pour acquérir ce statut pour l’année courante. Le statut de membre actif est obligatoire pour avoir accès aux activités de la corporation, sauf pour celles déterminées par le conseil d’administration.

2.1.2 Membres jeunesse

Peut être membre jeunesse toute personne physique âgée de moins de 18 ans, intéressée aux objets et aux activités de la corporation, respectant tout règlement en vigueur, ayant reçu l’agrément du conseil d’administration et ayant acquitté les frais de cotisation en vigueur pour l’année courante. Les employés de la corporation ne peuvent pas en être membres.

2.1.3 Membres individuels

Peut être membre individuel toute personne physique âgée de 18 ans ou plus, intéressée aux objets et aux activités de la corporation, respectant tout règlement en vigueur, ayant reçu l’agrément du conseil d’administration et ayant acquitté les frais de cotisation en vigueur pour l’année courante. Les employés de la corporation ne peuvent pas en être membres.

2.1.4 Membres collectifs

Peut être membre collectif toute personne morale intéressée aux objets et aux activités de la corporation, respectant tout règlement en vigueur, ayant reçu l’agrément du conseil d’administration et ayant acquitté les frais de cotisation en vigueur pour l’année courante.

2.1.4.1 Délégué

Tout membre collectif doit identifier une personne qu’il délègue pour exercer son droit de parole et de vote lors d’une assemblée de membre ou pour le représenter comme membre du conseil d’administration ou de toute autre instance de la corporation .

2.1.5 Membre associé

Sont membres associés toutes personne qui est ami de la corporation dans les réseaux sociaux, tels que Facebook ou LinkedIN. Les membres ainsi désignés ont certains des mêmes droits et obligations que les membres individuels, mais sont exemptés du paiement de la cotisation annuelle. Plus précisément, les membres associés peuvent devoir payer des droits d'admission pour participer à certains événements de la corporation et utiliser certains de ses services.

2.1.6 Membres honoraires

Le conseil d’administration peut désigner toute personne ayant apporté à la corporation une contribution exceptionnelle, à titre de membre honoraire. Les membres ainsi désignés ont les mêmes droits et obligations que les membres individuels, mais sont exemptés du paiement de la cotisation annuelle et sont reconnus comme membres à vie.

2.2 Cotisation et carte de membre

Le conseil d’administration fixe annuellement le montant de la cotisation requise pour devenir membre de la corporation. Une carte de membre est émise chaque année à chaque membre ayant acquitté sa cotisation. Cette carte est valide du 1er septembre au 31 août de chaque année. Elle doit porter la signature d’un membre du conseil d’administration ou de la direction générale.

2.3 Agrément

L’agrément des nouveaux membres est effectué tous les quatre mois par le conseil d’administration. Les membres qui ne recevraient pas l’agrément peuvent obtenir le remboursement de leur cotisation. Dans tous les autres cas, le coût de la cotisation annuelle n’est pas remboursable.

2.4 Obligations des membres

Les membres de la Corporation ont les obligations suivantes:

  • 2.4.1 Endosser la mission et les objectifs de la Corporation;
  • 2.4.2 Observer les présents règlements ainsi que tout autre politique, directive ou règlement émis par la corporation,
  • 2.4.3 Préserver l’état des locaux de tout le matériel appartenant à la Corporation.

2.5 Suspension et expulsion

Le conseil d’administration peut, par résolution, suspendre pour la période qu'il détermine ou expulser définitivement tout membre qui enfreint les obligations des membres, un règlement de la Corporation, qui perturbe le bon déroulement d’une activité ou dont la conduite est jugée nuisible à la Corporation.

2.5.1 Avis

Un avis écrit informant un membre de sa suspension ou de son expulsion est envoyé à ce dernier à ses dernières coordonnées connues, par la poste, par courrier électronique ou par tout autre moyen, dans les 30 jours suivant la prise de décision.

2.5.2 Appel

Tout membre visé par une mesure de suspension ou d’expulsion peut déposer auprès du conseil d’administration, dans les trente jours suivant l’annonce de la mesure, un avis écrit donnant sa version des faits reprochés. La décision prise par le conseil d’administration suite à la réception de cet avis est finale et sans appel.

3 Les assemblées de membres

3.1 Rôle et fonction

L’assemblée générale constitue l’instance suprême de la corporation. Elle fixe les grandes orientations quant à la mission et aux objectifs qu’elle poursuit. Elle est également habilitée à trancher tout litige.

3.2 Composition

Toute assemblée de membres est constituée de tous les membres présents.

3.2.1 Observateurs

Des observateurs, avec ou sans droit de parole peuvent assister à toute assemblée générale à moins que la majorité simple des membres présents ne s’y oppose.

3.3 Convocation

Toute assemblée de membres est convoquée à une date fixée par le conseil d'administration. La convocation est effectuée par téléphone, envoyée par courrier électronique ou par tout autre moyen, aux dernières coordonnées connues de chaque membre au moins 10 jours à l’avance. Elle doit indiquer le lieu et l'heure de l’assemblée. Une proposition d’ordre du jour et, le cas échéant, d’amendement aux présents règlements, doivent être disponibles pour consultation par tout membre, au siège social de la corporation au moins dix jours avant la date de l’assemblée.

3.4 Quorum

Le quorum de toute assemblée de membres est constitué de 30 membres.

3.4.1 Ajournement

Toute assemblée de membres peut être retardée ou ajournée pour une période maximum de 30 minutes, pour permettre l’atteinte du quorum.

3.5 Président et secrétaire d’assemblée

Les travaux de toute assemblée de membres sont dirigés par un président et un secrétaire élus à la majorité simple des membres présents au début de l’assemblée. Le président et le secrétaire d’assemblée peuvent ne pas être membres de la corporation.

3.6 Procédures

Toute assemblée de membres se déroule dans le respect de l’ensemble des présents règlements. En l’absence de règles de procédure sur un point donné, le CODE MORIN (Victor Morin (mis à jour par Michel Delorme), Procédure des assemblées délibérantes, Beauchemin, Montréal, 1994.) s’appliquera. Si un point donné n’est pas couvert par le CODE MORIN, la procédure sera déterminée par une proposition adoptée à la majorité simple des membres présents.

3.7 Vote

Toute résolution soumise à une assemblée de membres doit être proposée et appuyée par des membres, et être votée à main levée. Elle est adoptée si une majorité simple des votes exprimés va dans le sens de son adoption. Dans le cas contraire, elle est rejetée. Seuls les membres ont droit de vote et chacun d’entre eux dispose d’un seul vote. Si une résolution obtient un nombre égal de votes contre elle et en sa faveur, la majorité simple n’est pas atteinte et la proposition est rejetée. Ni le président du conseil d’administration, ni le président d’assemblée ne disposent d’un vote prépondérant. Si personne ne s’oppose à l’adoption de la résolution en demandant la tenue d’un vote, cette résolution est adoptée à l’unanimité. Un vote au scrutin peut être tenu si la majorité simple des membres présents y consent.

3.7.1 Vote au scrutin

Le vote est pris au scrutin lorsqu’une proposition en ce sens est adoptée à la majorité simple des membres présents. Le président d’assemblée remet à chaque membre présent un bulletin de vote sur lequel il inscrit le sens dans lequel il exerce sa voix. Le vote est ensuite dépouillé par le président et le secrétaire d’assemblée et le résultat en est annoncé par le président d’assemblée. Le vote au scrutin peut être demandé avant ou après tout vote à main levée.

3.8 Assemblée générale annuelle

L'assemblée générale annuelle est convoquée à une date et en un lieu fixés par le conseil d'administration dans les 90 jours suivant la fin de l'exercice financier. La convocation est envoyée conformément à l’article 3.3 et l’ensemble des procédures prévues aux articles 3.1 à 3.7.1 s’applique.

3.8.1 Ordre du jour

Les matières suivantes, même si elles sont sans objet, doivent être inscrites à l'ordre du jour de l’assemblée générale annuelle:

  • 3.8.1.1 Élection d’un président et d’un secrétaire d’assemblée et d’élection;
  • 3.8.1.2 Lecture et adoption de l’ordre du jour;
  • 3.8.1.3 Lecture et adoption du procès- verbal de l'assemblée générale annuelle précédente et de toute assemblée générale spéciale tenue entre temps;
  • 3.8.1.4 Présentation et adoption du rapport d’activités
  • 3.8.1.5 Présentation et adoption des états financiers et du rapport de l’auditeur comptable.
  • 3.8.1.6 Présentation et adoption du plan d’action;
  • 3.8.1.7 Présentation des prévisions budgétaires;
  • 3.8.1.8 Choix d'un auditeur comptable;
  • 3.8.1.9 Présentation et adoption des modifications aux présent règlements, si ces derniers ont été modifiés depuis la dernière assemblée générale annuelle;
  • 3.8.1.10 Ratification des actes du conseil d’administration;
  • 3.8.1.11. Élection des administrateurs;
  • 3.8.1.12 Tout autre sujet devant être porté à l’attention de l’assemblée.

3.9 Procédures d’élection

3.9.1 Composition

Le conseil d'administration se compose de neuf administrateurs, élus lors de l’assemblée générale annuelle, parmi tous les membres de la corporation. Un maximum de deux postes d’administrateurs peuvent être détenus par des membres corporatifs

3.9.2 Président et secrétaire d’élection

Le déroulement de l’élection des administrateurs est dirigé par un président et un secrétaire élus à la majorité simple des membres présents. Le président et le secrétaire d’élection peuvent ne pas être membres de la corporation et peuvent cumuler leur fonction avec celles de président et secrétaire d’assemblée.

3.9.3 Durée et alternance des mandats

Tous les administrateurs sont élus pour un mandat de deux ans. Lors d’une assemblée générale annuelle tenue une année paire, quatre postes d’administrateurs doivent être comblés. Lors d’une assemblée générale annuelle tenue une année impaire, cinq postes d’administrateurs doivent être comblés.

3.9.4 Mise en candidature

Seuls des membres peuvent être candidats. Toute mise en candidature se fait sur place, sur proposition d’un membre appuyée par un autre membre présent. Un membre peut proposer sa propre candidature. Les candidatures par procuration sont acceptées. La candidature d’un membre proposée et appuyée devient officielle par son acceptation. Les administrateurs sortants sont rééligibles.

3.9.5 Élection par acclamation

Si le nombre des candidatures officielles est égal ou inférieur au nombre de postes d’administrateurs à combler, tous les membres qui ont présenté leur candidature sont déclarés élus par acclamation. Le conseil d’administration nouvellement élu obtient, le cas échéant, le mandat de combler le ou les postes demeurés vacants par cooptation.

3.9.6 Élection au scrutin

Si le nombre des candidatures officielles est supérieur au nombre de postes d’administrateurs à combler, les membres présents procèdent à un vote au scrutin. Chaque membre présent peut voter pour un nombre de candidats égal ou inférieur au nombre de postes d’administrateurs à combler. Le vote par procuration n’est pas accepté. Après dépouillement de tous les bulletins par le président et le secrétaire d’élection, les candidats, en nombre correspondant au nombre de postes d’administrateurs à combler, qui auront obtenu le plus grand nombre de votes sont déclarés élus.

3.10 Assemblée générale spéciale

Une assemblée générale spéciale est tenue à la demande du conseil d’administration ou à celle d’au moins 10% des membres, qui doivent faire parvenir au conseil d’administration une demande écrite en ce sens, pour un ou des objets définis, à l’exclusion de tout autre objet.

3.10.1 Convocation

L'avis de convocation de toute assemblée générale spéciale doit indiquer l'affaire ou les affaires devant faire l'objet des délibérations. Toute assemblée générale spéciale doit être convoquée conformément à l’article 3.3. Si la tenue de l’assemblée générale spéciale est demandée par des membres, le conseil d’administration a l’obligation d’y convoquer l‘ensemble des membres, dans les délais requis conformément à l’article 3.3. À défaut, les membres demandeurs ou tout autre membre, peuvent effectuer eux-mêmes la convocation de tous les membres par tout moyen, au meilleur de leurs capacités. L’assemblée générale spéciale peut alors avoir validement lieu même si, pour des motifs indépendants de la volonté des membres qui ont convoqué cette assemblée, tous les membres n’ont pas reçu d’avis de convocation.

4 Le conseil d’administration

4.1 Composition

Conformément à l’article 3.9.1, le conseil d'administration se compose de neuf administrateurs, élus lors de l’assemblée générale annuelle, parmi les membres individuels et collectifs.

4.1.1 Conseillers spéciaux

Le Conseil d'Administration peut inviter à siéger des conseillers spéciaux, à qui il peut conférer le droit de vote s'ils sont membres de la corporation.

4.2 Convocation

Le conseil d’administration doit se réunir au moins six fois par année. La date de chaque assemblée est convenue entre les administrateurs à la fin de l’assemblée précédente. La direction générale est invitée d’office à toute assemblée du conseil d’administration. La direction générale, ou conjointement, trois administrateurs, peuvent convoquer des assemblées supplémentaires du conseil d’administration. Les administrateurs sont alors convoqués, par courrier électronique ou par tout autre moyen, au moins deux jours à l’avance.

4.3 Lieu

Les assemblées du conseil d’administration ont généralement lieu au siège social de la corporation. Le conseil d’administration peut cependant déterminer un autre lieu de réunion.

4.4 Assemblée virtuelle

Le conseil d’administration peut validement statuer sur une ou des questions ponctuelles au moyen d’une assemblée virtuelle simultanée ou décalée dans le temps, tenue par téléphone, courrier électronique ou tout autre moyen. Ces assemblées peuvent être tenues sans avis de convocation. Elles sont cependant assujetties, notamment, aux dispositions des articles 4.5 et 4.7. Un procès-verbal rendant compte de la décision prise doit être rédigé suite à une assemblée virtuelle au même titre que pour toute autre assemblée du conseil d’administration.

4.5 Quorum

Le quorum de toute assemblée du conseil d’administration est constitué de cinq administrateurs. La présence des conseillers spéciaux prévus à l’article 4.1.1 n’est pas prise en compte pour établir le quorum. Si le quorum n’est pas atteint, les membres présents peuvent convenir d’orientations qui, pour devenir officielles doivent recueillir l’appui d’un nombre suffisant d’administrateurs pour que le quorum soit atteint. Cet appui peut être obtenu au moyen d’une assemblée virtuelle conforme à l’article 4.4.

4.6 Observateurs

Les réunions du conseil du conseil d’administration se tiennent à huis clos. Des observateurs avec ou sans droit de parole peuvent cependant être admis si la majorité simple des administrateurs présents y consent.

4.7 Vote

Toute résolution soumise à une réunion du conseil d’administration doit être proposée et appuyée par des administrateurs. Elle est adoptée si une majorité simple des votes exprimés va dans le sens de son adoption. Dans le cas contraire, elle est rejetée. Seuls les administrateurs ont droit de vote et chacun d’entre eux dispose d’un seul vote. Si une résolution obtient un nombre égal de vote contre elle et en sa faveur, la majorité simple n’est pas atteinte et la proposition est rejetée. Ni le président du conseil d’administration ni, le cas échéant le président d’assemblée ne dispose pas d’un vote prépondérant. Si personne ne s’oppose à l’adoption de la résolution en demandant la tenue d’un vote, cette résolution est adoptée à l’unanimité. Un vote au scrutin peut être tenu si la majorité simple des administrateurs présents y consent.

4.8 Honoraires

Les membres du conseil d'administration ne peuvent recevoir d’honoraires de la part de la corporation, en retour de l’accomplissement de leur mandat d’administrateur. Ils peuvent cependant recevoir le remboursement des dépenses effectuées dans ce cadre selon les politiques en vigueur.

4.9 Pouvoirs et responsabilités

De façon collective, conjointe et solidaire, en ayant comme première priorité les meilleurs intérêts de la corporation, les administrateurs réunis en conseil d’administration exercent les pouvoirs suivants :

  • 4.9.1 Assurer l'exécution des décisions prises lors de toute assemblée de membres;
  • 4.9.2 Exercer les pouvoirs et accomplir les actes prévus par l’acte constitutif, et les présents règlements ainsi que tous ceux auxquels il est tenu par la Loi;
  • 4.9.3 Administrer les biens de la corporation et autoriser certaines dépenses;
  • 4.9.4 Prendre connaissance des rapports des comités de travail prévus à l’article 6 et juger de l'opportunité de mettre à exécution leurs recommandations;
  • 4.9.5 Procéder à l’adoption préalable de tous documents à présenter ou à adopter par toute assemblée de membres, notamment les modifications aux présents règlements, les états financiers, les prévisions budgétaires et le rapport de l’auditeur comptable;
  • 4.9.6 Procéder à l’embauche, à l’encadrement et à l’évaluation de la direction générale;
  • 4.9.7 Procéder à l’agrément des nouveaux membres, ainsi qu’à la suspension ou à la destitution de tout membre lorsque nécessaire.

4.10 Fin du mandat

Le mandat d’un administrateur prend fin avant terme en raison de son décès, de sa démission, de sa destitution ou de la perte des qualifications requises pour exercer son mandat.

4.11 Démission, destitution et cooptation

4.11.1 Démission

Tout administrateur peut en tout temps démissionner de ses fonctions en informant le conseil d’administration par écrit, par courriel ou encore verbalement lors d’une assemblée du conseil d’administration. Cette démission prend effet à compter de la date de son envoi, à la date de l’assemblée ou l'administrateur communique sa démission ou à toute autre date ultérieure qu’il pourra indiquer.

4.11.1.1 Cumul d’absences

Tout administrateur qui s’absente sans motif au cours de trois assemblées régulières consécutives du conseil d’administration est présumé avoir démissionné. Un avis écrit en ce sens doit lui être transmis dans les 14 jours qui suivent l’assemblée de laquelle il s’est absenté pour la troisième fois. Après un délai de 14 jours, suivant l’envoi de cet avis, si l’administrateur concerné ne dément pas la présomption de sa démission, son siège devient ouvert à la procédure de cooptation prévue à l’article 4.13.

4.11.2 Destitution

Tout membre du conseil d'administration peut être destitué pour l’un des motifs suivants :

  • 4.11.2.1 Non-respect d’une ou plusieurs dispositions des présents règlements;
  • 4.11.2.2 Comportement, action ou omission délibérés et préjudiciables à la corporation.

4.11.3 Procédure de destitution

Le conseil d’administration peut soumettre à une assemblée générale spéciale convoquée à cet effet une proposition visant à suspendre pour une durée déterminée ou expulser définitivement un ou des administrateurs. Cette proposition peut être assortie d’une suspension ou d’une expulsion à titre de membre de la corporation. Le ou les administrateurs visés par la proposition doivent pouvoir être entendus lors de cette assemblée générale spéciale. La décision prise à majorité simple des membres présents est finale et sans appel. Une proposition de destitution d’un, de plusieurs administrateurs ou de l’ensemble du conseil d’administration peut également être présentée par des membres qui auraient demandé la tenue d’une assemblée générale spéciale sur cette question, conformément à l’article 3.10 ainsi qu’à l’acte constitutif.

4.12. Vacance

Il y a vacance au sein du conseil d’administration suite au décès d’un administrateur, à sa démission ou à sa destitution par l’assemblée des membres.

4.13 Cooptation

Le conseil d’administration peut, s'il y a quorum, combler par cooptation les vacances survenues en son sein entre deux assemblées générales annuelles. L'administrateur choisi pour combler une vacance remplit la partie non expirée du mandat de son prédécesseur.

4.14 Divulgation d’intérêt

Tout administrateur qui se livre à des opérations de contrepartie avec la corporation ou qui contracte à la fois à titre personnel avec la corporation et à titre de représentant de cette dernière doit divulguer son intérêt au conseil d'administration et, s'il est présent au moment où celui-ci prend une décision sur le contrat, s'abstenir de voter sur ce contrat.

5- Le comité exécutif

5.1 Composition

Le comité exécutif de la corporation est composé des quatre dirigeants prévus aux articles 6.3 à 6.6 et d’un autre administrateur. Si le conseil d’administration a décidé de confier les charges de secrétaire et de trésorier à un même administrateur, le comité exécutif est alors composé des trois dirigeants et d’un autre administrateur. Les conseillers spéciaux prévus à l’article 4.1.1 ne peuvent, à ce seul titre, être membres du comité exécutif.

5.2 Nomination

Immédiatement après chaque assemblée générale annuelle, une assemblée du conseil d’administration nouvellement élu a lieu aux fins de nommer les administrateurs qui assumeront les fonctions de dirigeants prévus aux articles 6.3 à 6.6. ainsi que l’administrateur membre du comité exécutif. D’autres sujets peuvent également figurer à l’ordre du jour de cette réunion pour laquelle aucune convocation écrite n’est requise.

5.3 Convocation

Le comité exécutif se réunit selon les besoins. La direction générale est invitée d’office à toute assemblée du comité exécutif. La direction générale, ou conjointement, trois membres du comité exécutif, peuvent convoquer des assemblées du comité exécutif. Les membres sont alors convoqués, par courrier électronique ou par tout autre moyen, au moins deux jours à l’avance.

5.4 Lieu

Les assemblées du comité exécutif ont généralement lieu au siège social de la corporation. Le comité exécutif peut cependant déterminer un autre lieu de réunion.

5.5 Observateurs

Les réunions du comité exécutif se tiennent à huis clos. Des observateurs avec ou sans droit de parole peuvent cependant être admis si la majorité simple des membres présents y consent.

5.6 Vote

Toute résolution soumise à une réunion du comité exécutif doit être proposée et appuyée par des membres de ce comité. Elle est adoptée si une majorité simple des votes exprimés va dans le sens de son adoption. Dans le cas contraire, elle est rejetée. Seuls les membres du comité exécutif ont droit de vote et chacun d’entre eux dispose d’un seul vote. Si une résolution obtient un nombre égal de vote contre elle et en sa faveur, la majorité simple n’est pas atteinte et la proposition est rejetée. Ni le président du conseil d’administration ni le président d’assemblée, ne dispose d’un vote prépondérant. Si personne ne s’oppose à l’adoption de la résolution en demandant la tenue d’un vote, cette résolution est adoptée à l’unanimité. Un vote au scrutin peut être tenu si la majorité simple des membres du comité exécutif présents y consent.

5.7 Pouvoirs et responsabilités

De façon collective, conjointe et solidaire, en ayant comme première priorité les meilleurs intérêts de la corporation, les dirigeants et l’administrateur réunis en comité exécutif exercent les pouvoirs et responsabilités suivants :

  • 5.7.1 Voir aux affaires courantes de la Corporation entre les réunions du conseil d'administration,
  • 5.7.2 Assumer toute autre tâche que le conseil d'administration lui assignera.

5.8 Comptes rendus

Les membres du conseil exécutif rendent compte de leurs travaux au conseil d’administration. Ces comptes rendus figurent aux procès-verbaux du conseil d’administration.

5.9 Quorum

Le quorum aux réunions du conseil exécutif est fixé à trois de ses membres.

6. Dirigeants et direction générale

6.1 Nomination

Les membres du conseil d’administration nomment entre eux lors de la réunion annuelle prévue à l’article 5.2 un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier. Un même administrateur peut occuper la fonction de secrétaire et de trésorier. Les dirigeants ont un mandat d’un an renouvelable.

6.2 Délégation

Le conseil d’administration peut décider de déléguer l’une ou plusieurs des responsabilités prévues aux articles 6.3 à 6.6 à la direction générale ou à toute autre personne, qu’elle soit ou non membre de la corporation.

6.3 Président

Le président de la corporation en assume la haute direction, sous le contrôle des administrateurs. Il surveille et administre généralement les affaires de la corporation, à l'exception des affaires devant être transigées par les membres lors d'une assemblée générale. Il assume la responsabilité des relations extérieures conjointement avec la direction générale. Il préside les réunions du conseil d'administration, du comité exécutif et des assemblées de membres. Il exerce également tous les devoirs et pouvoirs qui lui sont délégués par le conseil d'administration.

6.4 Vice Président

Le vice-président soutient le président dans l’exercice de ses fonctions. En cas d’absence ou d’incapacité, le vice-président assume la tâche du président et ses responsabilités. Il exerce également tous les devoirs et pouvoirs qui lui sont délégués par le conseil d'administration.

6.5 Secrétaire

Le secrétaire procède à la prise des notes aux réunions du conseil d'administration et aux assemblées générales, dont il rédige et signe les procès-verbaux. Il conserve ces procès-verbaux dans un registre prévu à cette fin. De plus, il veille à la conservation et à la production de tous les livres, registres, rapports, certificats et autres documents de la corporation. Il est également responsable du classement des archives de la corporation. Il coordonne les activités liées à l’adhésion des membres, des renouvellements et des agréments par le conseil d’administration. Il exerce également tous les devoirs et pouvoirs qui lui sont délégués par le conseil d'administration.

6.6 Trésorier

Le trésorier a la charge générale des finances de la corporation. Il coordonne les dépôts d'argent et autres valeurs de la corporation au nom et au crédit de cette dernière dans toute banque ou institution financière que le conseil d’administration peut désigner, conformément à l’article 8.2. Chaque fois qu'il en est requis, il rend compte au conseil d’administration de la situation financière de la corporation. Il dresse, maintient et conserve les livres de comptes et registres comptables adéquats. Il est associé à la confection des états financiers et des prévisions budgétaires. Il exerce également tous les devoirs et pouvoirs qui lui sont délégués par le conseil d'administration.

6.7 Direction générale

Les responsabilités de la direction générale comprennent notamment la gestion quotidienne des services offerts par la corporation, la gestion des ressources humaines, financières et matérielles de la corporation et sa représentation à l’externe. La direction générale détient aussi le poste de Conservateur du iMusée et FabLab Director. Elle exerce également tous les devoirs et pouvoirs qui lui sont délégués par le conseil d'administration. Les conditions de travail et de rémunération de la direction générales sont fixées par contrat. La direction générale peut également recevoir le remboursement des dépenses effectuées dans le cadre de son mandat selon les politiques en vigueur.

7. Comités de travail

7.1 Constitution

Le conseil d'administration peut en tout temps constituer un ou des comités pour les objets qu'il détermine et confier à ce ou ces comités les responsabilités et mandats qu'il établit.

7.2 Composition

Les comités de travail peuvent être constitués de toutes personnes, qu’elles soient ou non administrateur ou membre de la corporation. Un administrateur ou la direction générale ou un représentant de la corporation désigné par le conseil d’administration, doivent faire partie de chaque comité de travail.

7.3 Mandats

Les mandats confiés aux comités de travail sont déterminés par le conseil d'administration. La direction générale ou l’administrateur siégeant au comité concerné fait régulièrement rapport de l’évolution des travaux du comité de travail au conseil d’administration. Les pouvoirs des comités de travail sont limités à ceux qui leur sont délégués par le conseil d’administration. Ces comités ont accès à l’information que le conseil d’administration détermine.

7.4 Rémunération et budgets

Les membres des comités ne reçoivent aucune rémunération pour leurs services. Ils peuvent cependant recevoir le remboursement des dépenses effectuées dans le cadre de leur mandat selon les politiques en vigueur. Par ailleurs, le conseil d'administration peut consacrer tout budget requis au fonctionnement du comité et autoriser toute dépense à cet effet.

8 Dispositions financières

8.1 Exercice financier

L’exercice financier de la corporation débute le 1er juillet de chaque année pour se terminer le 30 juin de l’année suivante.

8.2 Institutions financières

Le Conseil d’administration détermine par résolution la ou les institutions financières où sont déposés les fonds de la corporation.

8.3 Audit comptable

Les états financiers de la corporation sont vérifiés annuellement par un auditeur externe indépendant nommé lors de l’assemblée générale annuelle, conformément à l’article 3.8.1.8. Si l’auditeur n’est plus en mesure de remplir son mandat, le conseil d’administration peut désigner son remplaçant par cooptation.

8.4 Signatures

8.4.1 Chèques

Tout chèque ou autre effet de commerce émanant de la corporation doit être signé par deux des cinq signataires suivants : le président, le trésorier, la direction générale et deux autres personnes désignées par le conseil d’administration. Le nombre de signataires autorisés ne peut être supérieur à cinq.

8.4.2 Contrats

À moins d’une décision contraire du conseil d’administration, tout contrat engageant la corporation doit porter la signature de la direction générale

9. Amendements aux règlements

Le Conseil d’administration peut en tout temps amender les présents règlements dans les limites permises par la Loi. Ces amendements entrent en vigueur immédiatement. Toutefois ils ne demeurent en vigueur que si les membres présents, par un vote des deux tiers, lors de l’assemblée générale annuelle suivant immédiatement leur adoption par le conseil d’administration, ou lors d’une assemblée générale spéciale convoquée aux fins de leur adoption, les ratifient. Sinon, ils cessent d’être en vigueur au moment du résultat du vote. Tout amendement ayant fait l’objet d’un rejet par l’assemblée générale ne peut être représenté pour une période de trois ans. Cependant, un acte posé en vertu de règlements amendés alors en vigueur demeure valide même si ces amendements ont été par la suite rejetés par l’assemblée générale.

10. Dissolution de la corporation

La corporation ne peut être dissoute que par le vote des deux tiers des membres de la corporation présents à une assemblée générale spéciale convoquée à cette fin par un avis adressé par écrit à chacun des membres dans un délai de 30 jours ouvrables.

10.1 Disposition des biens

Advenant la dissolution de la corporation, une fois l’ensemble des dettes acquittées, les biens restant comme actifs de la corporation seront remis à un organisme sans but lucratif exerçant une activité analogue, conformément à l’acte constitutif.

'''Les présents règlements ont été adoptés par le conseil d’administration le __'''

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